Deja de preocuparte por el caos documental
Nuestro equipo te ayuda a implementar procesos y herramientas eficaces que simplifican y aseguran la administración de documentos, tanto físicos como digitales.
⭑ 4.89 Calificación Promedio – Más de 50 Clientes Felices
Tu solución en 3 sencillos pasos
Simplificamos el proceso para ti: implementa nuestras soluciones en solo tres pasos fáciles y efectivos, diseñados para maximizar tus beneficios.
1. Diagnóstico
Evaluación de necesidades documentales.
2. Implementación
Implementación de metodologías archivísticas modernas.
3. Soporte continuo
Mantenimiento y capacitación
Beneficios de un Sistema de Gestión Documental
Un sistema de gestión documental transforma tu empresa: reduce el tiempo de búsqueda, asegura la protección de tu información y garantiza acceso inmediato a todos tus documentos. ¡Optimiza tus procesos y lleva tu productividad al siguiente nivel!
Reducción de Tiempos de Búsqueda
Con un sistema de gestión documental que abarca tanto documentos físicos como digitales, las organizaciones pueden clasificar y localizar información de manera inmediata, sin importar el formato.
Esto reduce el tiempo de búsqueda, permitiendo que los empleados encuentren lo que necesitan en segundos, sin tener que navegar por archivos físicos o sistemas digitales desorganizados. La eficiencia en la recuperación se traduce en un mejor uso del tiempo, que impacta directamente en la productividad de cada equipo.
Mejor seguridad y control de la información
Los sistemas de gestión documental permiten implementar controles de acceso tanto en documentos digitales como en aquellos almacenados físicamente, garantizando que solo el personal autorizado tenga acceso.
En el caso de los documentos físicos, la gestión documental ayuda a manejar la ubicación y el seguimiento de cada archivo, minimizando riesgos de extravío.
Para los documentos digitales, se aplica una capa adicional de seguridad con contraseñas, encriptación y registro de accesos. Este enfoque combinado asegura el cumplimiento de las normativas de protección de datos, tanto para documentos electrónicos como impresos.
Disponibilidad inmediata de documentos
Con un sistema de gestión documental integral, la información está disponible cuando y donde se necesite, sin importar si el documento es físico o digital.
Los documentos físicos pueden ser fácilmente localizados mediante sistemas de ubicación y etiquetas, mientras que los archivos digitales están accesibles en cualquier momento desde dispositivos autorizados.
Esta disponibilidad constante reduce los tiempos de espera y asegura que los equipos puedan tomar decisiones informadas rápidamente, optimizando la respuesta a clientes y colaboradores y fortaleciendo la continuidad operativa en toda la organización.
GEDSA ha transformado la gestión documental de nuestros clientes
¡Conoce sus experiencias y nuestra valoración de servicio!
⭑⭑⭑⭑⭑ 4.89 Calificación Promedio
«Lorem ipsum dolor sit amet, commodo erat adipiscing elit. Sed do eiusmod ut tempor incididunt ut labore et dolore. Duis enim elit porttitor id feugiat.»
David Alvarez, Director, empresa X
⭑ 4.5 – «Excelente Servicio«
«Integer enim risus suscipit eu iaculis sed ullamcorper at metus. Venenatis nec convallis magna eu congue velit.»
Emily Sánchez, Administrador, empresa X
⭑ 5.0 – «Saben lo que hacen«
«Aliquam tempus mi nulla porta luctus. Sed non neque at lectus bibendum blandit. Morbi fringilla sapien libero varius libero sit amet.»
Richard Garcia, Jefe de Archivos, Empresa X
⭑ 4.8 – «Gran Soporte«
¿Qué nos preguntan frecuentemente?
Encuentra respuestas rápidas a las preguntas más comunes sobre nuestros servicios de gestión documental. Descubre cómo optimizamos la organización, seguridad y accesibilidad de tus documentos, y por qué somos la elección ideal para empresas de cualquier tamaño.
¿Cuánto tiempo lleva implementar el sistema de gestión documental?
El tiempo de implementación depende de la complejidad y volumen de documentos de tu empresa. Generalmente, un sistema básico puede estar operativo en tan solo 2 a 4 semanas, mientras que una integración más completa podría llevar de 1 a 3 meses.
¿Qué tipos de documentos se pueden gestionar con este sistema?
Nuestras soluciones permite gestionar todo tipo de documentos, desde archivos físicos (papel) hasta formatos digitales como PDF, Word y Excel. Además, es compatible con imágenes y otros tipos de archivos necesarios para tus procesos de trabajo.
¿Qué beneficios tiene un sistema de gestión documental digital y físico?
Un sistema de gestión documental optimiza el acceso, organización y seguridad de tus archivos físicos y digitales. Ayuda a reducir costos, mejorar la eficiencia y facilitar el cumplimiento de normativas legales.
¿Qué capacitación ofrecen para el uso del sistema de Gestión Documental?
Proporcionamos capacitación personalizada para que tu equipo pueda utilizar el sistema de manera efectiva desde el primer día. Ofrecemos capacitación in-situ, manuales, guías y soporte continuo para resolver cualquier duda.
¿Qué otros servicios ofrecen?
Ponemos a disposición de las organizaciones nuestra experiencia en diferentes servicios relacionados como custodia externa, mudanza de archivos, organización de documentos y expedientes, inventario documental y venta de mobiliario y cajas de archivos.
¿Cómo se realiza la mudanza de archivos y reordenamiento en la empresa?
Contamos con protocolos rigurosos para trasladar y reordenar expedientes dentro o fuera de tus instalaciones, asegurando la organización adecuada de tus archivos y evitando cualquier riesgo de pérdida o daño.
¿Ofrecen mobiliario y cajas especiales para organizar los archivos?
Sí, disponemos de mobiliario de alta gama y cajas diseñadas especialmente para archivos, que permiten almacenar documentos de manera segura y organizada, adaptándose a diferentes formatos y necesidades de conservación.