Implementar Gestión Documental desde cero

¿Tu organización no cuenta con políticas claras para la gestión de los documentos?

¿No logras detectar las debilidades en el flujo documental que provoca el atraso en la gestión y la acumulación de los documentos?

¿Tu personal emplea mucho tiempo en la manipulación de los documentos?

¿No sabes cómo lograr gestionar el fondo documental acumulado que actualmente tiene la empresa, de manera tal que el acceso a esta documentación se haga de manera eficiente y cómoda por parte del personal?

¿No cuentas con instrumentos que te faciliten la ubicación física de los expedientes, que permita la búsqueda fácil, pronta y oportuna por parte del personal?

¿Necesitas dar los primeros pasos en la conformación del Archivo de la empresa como tal, y no sabes cómo iniciar?

¿La organización ha perdido el control en la producción de los documentos por falta de una tabla de retención documental?

¿Tu organización no cuenta los procesos archivísticos unificados a través de una normativa que sea del conocimiento y uso de todo el personal?

La gestión documental asegura de manera sistemática la creación, organización, gestión, conservación y eliminación de documentos. El objetivo es asegurar la eficacia, la responsabilidad y la transparencia en la ejecución y el apoyo a las actividades del programa de la organización, proteger los intereses operacionales, legales y financieros y administrar el conocimiento y la memoria.

Previo a la implementación de soluciones de gestión documental es imprescindible conocer el estatus en que se encuentra tu organización en este tema. De allí que el primer paso es realizar un Diagnóstico Técnico Archivístico. Este consiste en un proyecto e informe de actuación sobre tus documentos y archivos, con la comprensión del entorno empresarial: estructura, tamaño, sus actividades, funciones desarrolladas por los departamentos, flujo, valoración de los tipos de
documentos que gestionan.

GEDSA Panamá, ofrece apoyo a las organizaciones (públicas y privadas) para implantar un adecuado sistema de gestión documental que les permita mejorar el rendimiento económico optimizando los procesos documentales. Las organizaciones no son capaces de calcular lo que gastan en gestión de su documentación en costes administrativos, económicos y en tiempo. A través de nuestro conocimiento y experiencia en gestión documental, buscamos crear conciencia de la importancia que tiene gestionar correctamente los documentos; ya que, la Gestión Documental bien implementada en una organización minimiza gastos y aumenta la eficiencia.

Ayudamos a nuestros clientes a implantar un sistema de gestión documental integrado y eficaz, que se traduzca en beneficios como:

  • Reducción del espacio de almacenamiento
  • Eliminación de duplicados
  • Rendimiento en la consulta de documentos
  • Evita pérdida de oportunidades de negocio
  • Mejora en la calidad de los servicios que presta
  • Gestión documental que apoya el medio ambiente
  • Reducción de uso de materiales de oficina

A través de nuestra consultoría te ayudamos a diseñar y a implementar un sistema de gestión documental que apoye las estrategias generales de la organización.

Apoyados en el diagnóstico técnico podemos emprender, en conjunto con tu organización, un proceso de transformaciones y mejoras en los procedimientos y tratamiento de los documentos con miras a que la organización alcance al siguiente nivel de maduración al que debe apuntar, que comprende la Gestión Documental Electrónica empleando soluciones de almacenamiento de valor probatorio o escaneo certificado.

WeCreativez WhatsApp Support
Estamos para resolver todas tus dudas en cuanto a cómo mejorar tus procesos de archivos y gestión documental.
👋 Hola, como puedo ayudarte?