Preguntas Frecuentes

¿Qué es un documento de archivo?

El documento de archivo es cualquier expresión con información independiente del soporte, sus características físicas e intelectuales, fecha de producción, lugar de producción o recepción, ya sea que se conserve por una organización o una persona en el desarrollo de sus actividades.

¿Qué es un sistema de gestión documental?

Es el conjunto de operaciones y técnicas que hacemos para mejorar la creación, trámite, almacenamiento, consulta y disposición final de los documentos ya sean físicos o electrónicos. Es integración, de las tecnologías en la gestión de los documentos en papel con la gestión de documentos electrónicos para optimizar recursos basados en técnicas archivísticas de gestión documental y archivos y procurar la eficiencia y ahorro por parte de la organización.

¿Qué no es la gestión documental?

No es archivar por archivar los documentos, sin contar con un orden lógico que ayude en la búsqueda y ubicación de la información contenida en ellos cuando se necesite.

No es solo automatizar procesos archivísticos y digitalizar documentos.

Mucho menos es un elemento generador de gastos y pérdida para las organizaciones, sino todo lo contrario.

¿Cuáles son los beneficios que obtiene la organización con una correcta gestión documental?

  • Rendimiento en la consulta de expedientes
  • Mejoras en la calidad del servicio que brinda
  • Control y seguridad de los documentos
  • Evita la pérdida de documentos importantes
  • Reducción del espacio de almacenamiento
  • Eliminación de duplicidad de documentos y procesos
  • Minimiza gastos y aumenta la eficiencia

¿Cómo debo realizar la transferencia de documentos?

Si se desea transferir documentos desde una oficina hasta el archivo de su organización, éste debe contar con una política para la recepción de expediente de otras dependencias. En esta política debe plantearse lineamientos de cómo han de ser enviados estos expedientes para su recepción en el Archivo.

Un ejemplo de lineamiento es cumplir con la presentación de un formulario que debe acompañar la entrega del expediente, solicitando que en el formulario se indiquen los datos básicos de la unidad, el número de unidades que se quieren transferir, el código de clasificación correspondiente, la descripción general de las unidades que se transferirán y las fechas extremas.

Es importante que las políticas de envío de expedientes sean conocidas por toda la organización, de tal forma que todo el personal sepa y cumpla con el proceso de transferencia al Archivo.

¿Qué documentos se pueden eliminar y cuáles se deben conservar?

El Servicio de Archivo y Gestión Documental es el encargado de la eliminación o la conservación de la documentación siguiendo las normas establecidas. Estas se establecen en el Manual de procedimientos y normas del Archivo, y las aprueba el Comité de Archivo.

No obstante, las oficinas pueden eliminar la documentación que no tiene más valor que el informativo, como diarios oficiales, copias de documentos originales y diferentes tipologías documentales de publicidad, o documentación de apoyo, una vez se haya elaborado el informe, la memoria o el estudio correspondiente.

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