Transforma el caos documental en eficiencia operativa
Soluciones profesionales para organizar y proteger tu información empresarial. Gestión Documental en Panamá.
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Tu solución en 3 sencillos pasos
Simplificamos el proceso para ti: implementa nuestras soluciones en solo tres pasos fáciles y efectivos, diseñados para maximizar tus beneficios.
1. Diagnóstico
Evaluación de necesidades documentales.
2. Implementación
Implementación de metodologías archivísticas modernas.
3. Soporte continuo
Mantenimiento y capacitación
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Somos expertos en Gestión Documental en Panamá. Solicita una asesoría gratuita y descubre cómo podemos ayudarte a mejorar la eficiencia documental de tu empresa.
Beneficios de un Sistema de Gestión Documental
Un sistema de gestión documental transforma tu empresa: reduce el tiempo de búsqueda, asegura la protección de tu información y garantiza acceso inmediato a todos tus documentos. ¡Optimiza tus procesos y lleva tu productividad al siguiente nivel!
Reducción de Tiempos de Búsqueda
Con un sistema de gestión documental que abarca tanto documentos físicos como digitales, las organizaciones pueden clasificar y localizar información de manera inmediata, sin importar el formato.
Esto reduce el tiempo de búsqueda, permitiendo que los empleados encuentren lo que necesitan en segundos, sin tener que navegar por archivos físicos o sistemas digitales desorganizados. La eficiencia en la recuperación se traduce en un mejor uso del tiempo, que impacta directamente en la productividad de cada equipo.
Mejor seguridad y control de la información
Los sistemas de gestión documental permiten implementar controles de acceso tanto en documentos digitales como en aquellos almacenados físicamente, garantizando que solo el personal autorizado tenga acceso.
En el caso de los documentos físicos, la gestión documental ayuda a manejar la ubicación y el seguimiento de cada archivo, minimizando riesgos de extravío.
Para los documentos digitales, se aplica una capa adicional de seguridad con contraseñas, encriptación y registro de accesos. Este enfoque combinado asegura el cumplimiento de las normativas de protección de datos, tanto para documentos electrónicos como impresos.
Disponibilidad inmediata de documentos
Con un sistema de gestión documental integral, la información está disponible cuando y donde se necesite, sin importar si el documento es físico o digital.
Los documentos físicos pueden ser fácilmente localizados mediante sistemas de ubicación y etiquetas, mientras que los archivos digitales están accesibles en cualquier momento desde dispositivos autorizados.
Esta disponibilidad constante reduce los tiempos de espera y asegura que los equipos puedan tomar decisiones informadas rápidamente, optimizando la respuesta a clientes y colaboradores y fortaleciendo la continuidad operativa en toda la organización.
GEDSA ha transformado la gestión documental de nuestros clientes
¡Conoce sus experiencias y nuestra valoración de servicio!
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El servicio que nos brinda GEDSA es de calidad, siempre están atentos a resolver nuestras dudas. De hecho cuando decidimos trabajar con ellos nos recibieron en sus oficinas, nos explicaron su forma de trabajo y esto hizo que confiáramos en ellos desde el primer momento.
Nadier G., Directora Administrativa y RRHH, Empresa en Área de Seguros.
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«En Spacesaver Latam, nuestra misión siempre ha sido proporcionar soluciones de vanguardia en servicios archivísticos para nuestros clientes. En este camino, contar con Gedsa Panamá como aliado estratégico ha sido fundamental para garantizar la excelencia en este tipo de soluciones. Su equipo de profesionales idóneos y altamente capacitados no solo ofrece asesorías y capacitaciones de calidad, sino que también lidera con maestría los servicios de tratamiento archivístico.»
María Gabriela F., Diseñadora de Espacios, Spacesaver Latam
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Si respondes positivamente a una o más de estas preguntas, necesitas poner orden a tus documentos:
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¿Tienes preguntas?
Encuentra respuestas rápidas a las preguntas más comunes sobre nuestros servicios de gestión documental. Descubre cómo optimizamos la organización, seguridad y accesibilidad de tus documentos, y por qué somos la elección ideal para empresas de cualquier tamaño.
¿Cuánto tiempo lleva implementar el sistema de gestión documental?
El tiempo de implementación depende de la complejidad y volumen de documentos de tu empresa. Generalmente, un sistema básico puede estar operativo en tan solo 2 a 4 semanas, mientras que una integración más completa podría llevar de 1 a 3 meses.
¿Qué tipos de documentos se pueden gestionar con este sistema?
Nuestras soluciones permite gestionar todo tipo de documentos, desde archivos físicos (papel) hasta formatos digitales como PDF, Word y Excel. Además, es compatible con imágenes y otros tipos de archivos necesarios para tus procesos de trabajo.
¿Qué beneficios tiene un sistema de gestión documental digital y físico?
Un sistema de gestión documental optimiza el acceso, organización y seguridad de tus archivos físicos y digitales. Ayuda a reducir costos, mejorar la eficiencia y facilitar el cumplimiento de normativas legales.
¿Qué capacitación ofrecen para el uso del sistema de Gestión Documental?
Proporcionamos capacitación personalizada para que tu equipo pueda utilizar el sistema de manera efectiva desde el primer día. Ofrecemos capacitación in-situ, manuales, guías y soporte continuo para resolver cualquier duda.
¿Qué otros servicios ofrecen?
Ponemos a disposición de las organizaciones nuestra experiencia en diferentes servicios relacionados como custodia externa, mudanza de archivos, organización de documentos y expedientes, inventario documental y venta de mobiliario y cajas de archivos.
¿Cómo se realiza la mudanza de archivos y reordenamiento en la empresa?
Contamos con protocolos rigurosos para trasladar y reordenar expedientes dentro o fuera de tus instalaciones, asegurando la organización adecuada de tus archivos y evitando cualquier riesgo de pérdida o daño.
¿Ofrecen mobiliario y cajas especiales para organizar los archivos?
Sí, disponemos de mobiliario de alta gama y cajas diseñadas especialmente para archivos, que permiten almacenar documentos de manera segura y organizada, adaptándose a diferentes formatos y necesidades de conservación.