Cómo Digitalizar Documentos de Archivo…sin morir en el intento?

Webinar realizado el 24 de julio de 2020, como parte del programa de actualización archivística que desarrolla GEDSA Panamá.

Expositor: Mtro. David Ruiz Silera, México En este Webinars se dearrollaron recomendaciones y una guía para quienes tengan el interés de planificar un proyecto de digitalización de documentos para una organización.

Evento financiado por: GEDSA Panamá, Servicios en Gestión Documental y Archivos y SpaceSaver Latam

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Kenya Gudiño 20 agosto, 2020 0 Comments

Alfabetización Archivística..¿Deben ser los archivólogos, archiveros, archivistas o archivónomos ser ALFABETIZADOS ARCHIVÍSTICAMENTE?

 

Alfabetización Archivística..¿Deben ser los archivólogos, archiveros, archivistas o archivónomos ser ALFABETIZADOS ARCHIVÍSTICAMENTE?” con el conferencista Marco Antonio Gózar Llanos, archivista peruano. Actividad realizada el 15 de agosto de 2020, en el marco de la incorporación de GEDSA Panamá en la Red Internacional de Alfabetizadores Archivísticos.

Actividad financiada por GEDSA Panamá y RIALAR (Red Internacional de Alfabetizadores Archivísticos Patrocinadores:

– @Spacesaver Latam

– @Empresa Documental del Pacífico

– @Archivistas Norte Santander

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Kenya Gudiño 20 agosto, 2020 0 Comments

Protocolos en el Tratamiento de los Documentos de archivo en tiempos de COVID 19

Webinars realizado el 12 de junio de 2020, en el marco de la celebración del Día Internacional de los Archivos.

Evento financiado por Spacesaver Latam @spacesaverlatam y GEDSA Panamá

Panelistas: MARÍA CENTENO. Archivóloga. Profesora de la Escuela de Archivología. Universidad de Panamá.

ANA VIRGINIA TOVAR. Archivóloga y Abogada. Profesora de la Universidad Central de Venezuela.

DAVID RUÍZ. Experto en Archivística. Profesor de la Universidad Michoacana de San Nicolás de Hidalgo, México.

KENYA GUDIÑO LEDEZMA. Licenciada en Archivología y CEO de GEDSA Panamá, Servicios en Gestión Documental y Archivos.

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Kenya Gudiño 20 agosto, 2020 0 Comments

6 tácticas que te ayudarán a eliminar barreras de las oficinas al implementar Gestión Documental

Por:

Hasta el momento, las oficinas han sido esquivas a la Gestión Documental.

Desde que estás en la empresa, tu alcance sólo ha sido el Archivo Central.

Estás un poco desmotivado por la falta de importancia y valor que las personas de las oficinas le dan a la Gestión Documental.

Cuando les mencionas el tema, crean una barrera que te impide mostrarles lo beneficioso que sería para ellos implementar Gestión Documental.

Todo lo bueno que tienes en mente para la empresa, se queda en eso: ideas e intenciones.

Si leíste mi artículo sobre porque no deberías iniciar a organizar los documentos del fondo acumulado antes que los de las oficinas, es muy probable que estés pensando:

“Edin, pienso igual que tú, pero he intentado iniciar con la implementación de la Gestión Documental en las oficinas y no me lo permiten.

Dicen que siempre lo han hecho de una manera y que así por lo menos han hallado lo que necesitan, que entonces no les interesa cambiar las cosas”.

¡Déjame decirte que tienes entre manos un “Tremendo reto”!

Sí, así es, tienes un “tremendo reto Archivístico y Profesional.”

Deberás empezar a sacar de ti, todas tus capacidades de persuasión para que ésta situación cambie.

No solo será para beneficio de la empresa, también es por tu bien.

¿Por qué será para tu bien?

Como siempre lo digo: ¡el proceso, te dará un enorme aprendizaje!

Las frases más comunes de las oficinas para no implementar Gestión Documental

1) “Es más fácil para nosotros, organizar los documentos como siempre lo hemos hecho. De esa manera nunca se nos han perdido.”

2) “No me gusta que conozcan la información que manejo en mi oficina.”

3) “No tenemos tiempo para ponernos a organizar los documentos de otra manera a la que siempre lo hemos hecho”

4) “Con que estén organizados los documentos viejos, con eso basta. Cuando yo envíe mis documentos al Archivo, que allá los organicen como debe de ser.”

5) “Los de Gestión Documental lo que hacen es enredar las cosas. Como ellos proponen, lo que se genera es un desorden en vez de organización.”

Y así por este mismo estilo, podría darte muchas otras frases y sé que tú también has escuchado otra gran cantidad de barreras que colocan las personas de las oficinas ante la Gestión Documental.

¡Sólo te aconsejo que no te rindas!

Sé que puede ser desmotivante que tú labor no sea vista con buenos ojos por las demás áreas de la empresa.

Pero quiero que no pienses en ello.

Recuerda, su forma de pensar es simplemente por desconocimiento y poca visión organizacional en cuanto a las oportunidades y mejoras que ofrece la Gestión Documental.

3 creencias de los empleados de las oficinas que generan la barrera ante la Gestión Documental

Creencia #1

“La Gestión Documental es igual a más trabajo”.

He conocido casos en los que las personas creen que les estás añadiendo más trabajo del que ya tienen, solo porque les solicitas implementar técnicas archivísticas y llevar a cabo procesos de gestión Documental.

Ten en cuenta que todo cambio lleva consigo una adaptación.

En tu caso, estás proponiendo nuevos procedimientos que requieren de tiempo para que los empleados lo tomen como nuevos hábitos.

Conclusión: ¡Ten paciencia y persiste!

Creencia #2

“¿Para organizar papelitos hay que estudiar?”

Lo que tú sabes ya ellos lo conocen, ¡y sin necesidad de estudiar!

Esto lo piensan los que subestiman nuestra profesión.

Si este es tu caso y encuentras personas con este pensamiento, te recomiendo ser cauteloso y estratégico al tener contacto con ellos.

Demuestra con ejemplos y argumentos porque implementar Gestión Documental, no es tan solo organizar documentos.

Creencia #3

“Da lo mismo organizarlo como yo siempre lo he hecho, que hacerlo según como dicen los de Archivo”

Los que pertenecen a esta creencia, suelen defenderla argumentando que en las empresas en las que trabajaron, también llevaban a cabo el mismo método de archivo que están usando actualmente; y aún, así la empresa anterior era muy organizada.

Puede que sí.

Al final, ubican la información.

Pero recuerda que la recuperación de los documentos no es el único objetivo de la Gestión Documental.

Además, yo soy de los que pienso que las cosas son como son.

Si algo no respeta principios básicos de una ciencia o disciplina, entonces técnicamente no está bien, por más que en el momento esté funcionando.

6 Tácticas para eliminar las barreras que te impiden implementar Gestión Documental desde las oficinas.

Táctica #1: Pide el respaldo desde la Gerencia.

Busca primero primero por ganarte el respaldo de la cabeza máxima de la empresa.

¿Cómo lo haces?

Pídele una cita de 20 minutos, arma una súper presentación en la que le mostrarás cual es tu objetivo en la empresa con el tema de Gestión Documental.

Además, dile que requieres de su apoyo para que los empleados apliquen tus procedimientos.

Recuerda: no es únicamente organizar documentos.

Tu objetivo debe ser mucho más grande, como por ejemplo, montar un Centro Documental desde el cual se lleve control de todo lo relacionado con la documentación de la empresa.

No plantees en la presentación enseñar conceptos, solo utiliza las diapostivas para visualizar que pasaría en la empresa, si se implementa adecuadamente la Gestión Documental.

Claro, también incluye que está pasando en la empresa debido a la falta de los procesos de la Gestión Documental desde las oficinas.

Si obtienes el respaldo por parte del Gerente, solicítale que expida un comunicado en el que notifique que se implementará Gestión Documental.

Es muy importante que puedas incluir en este comunicado:

“Se espera la colaboración y compromiso de todos”

Táctica #2: Plasma en un documento La Filosofía Archivística que esperas implementar en la empresa.

No pretendas que las cosas cambien si siempre haces lo mismo. – Albert Einstein

Si ya has intentado convencer (mediante conversaciones), a las demás áreas de la empresa para que apliquen Gestión Documental y recibes por respuesta siempre un “no”, entonces detente.

Replantea el camino porque esa no es la única manera de lograrlo. ¡No te sigas desgastando!

Dentro de ti sabes que lo que estás proponiendo, es por el beneficio de la empresa.

No te llenes de desilusión porque no quieran darte la oportunidad de implementar este proyecto.

¡Insisto, debes de persistir!

No bajes los brazos porque tú ganarás toneladas de conocimiento si sigues luchando para que la empresa decida implementar Gestión Documental desde las oficinas.

¡Pero hazlo de forma distinta!

Como segunda táctica, elabora un documento con la Filosofia Archivística a la que la empresa debería apuntar.

En este documento, defines cual es el propósito (La Misión) que la Gestión Documental tiene en la empresa.

Un ejemplo puede ser:
Misión:

“Garantizar la seguridad y conservación adecuada de la información de la empresa, mediante procesos de Gestión Documental que cumplan con los principios de oportunidad, eficacia, eficiencia y economía para facilitar el acceso a la información de todas las partes interesadas de la empresa”

Luego, describe como estará la empresa en el futuro (ideal máximo a 5 años), con respecto a la Gestión Documental. Aquí estás desarrollando La Visión.

Ejemplo:

Visión: “Contar con un Archivo Institucional técnicamente organizado y dotado con las herramientas necesarias para la gestión de los documentos, sin importar el soporte en el que se encuentren; implementando procesos de Gestión Documental y herramientas Archivísticas que permitirán la conservación, trazabilidad y recuperación de la información que sirva a los usuarios como base para la toma de decisiones.”

Una vez ya tienes escrito lo que será la misión y visión, puedes seguir definiendo cuales son los valores y prinicipios organizacionales – desde un punto de vista archivístico -.

Sobre estos valores y principios, se sustentará el actuar de todos los involucrados en el cumplimiento de la Misión y la Visión.

¡Aquí no termina todo, tan solo es el inicio!

Pero ya tienes la guía bajo la cual implementarás la Gestión Documental en la empresa y alcanzarás lo presupuestado.

Ya el trabajo duro es el que está por venir.

Preséntale esta propuesta a tu jefe inmediato, haz lo posible luego por escalar hacia la dirección de la empresa.

Si tú se la puedes explicar, sería estupendo, es más posible que así se interesen.

Lo que podría significar que te den vía libre y respaldo, para iniciar con la implementación de la Gestión Documental desde las oficinas.

Hasta antes de intentarlo ya sabes que tienes un “no” como respuesta. ¡Entonces ve con todo por un SÍ!

¿Qué pierdes con intentarlo?

Táctica #3: Los pequeños cambios, son el principio de grandes revoluciones.

La acción más pequeña vale más que la intención más grande. – Jiddu Krishnamurti

No esperes que todos estén dispuestos a replicar en sus oficinas los procesos de Gestión Documental por el simple hecho de que es tu gran intención lograrlo.

Ya sabes que en este momento ellos tienen una barrera – más por desconocimiento del tema – que te impide implementar Gestión Documental en toda la empresa.

Tu éxito dependerá de las acciones que lleves a cabo día a día.

No importa si estas son son grandes o pequeñas, lo que vale la pena, es que cada una de ellas, te acerque más y más a la meta.

Puedes difundir las pequeñas acciones de estas dos formas:

1) Realiza charlas de 30 minutos sobre Archivística y Gestión Documental con píldoras de información que los asistentes puedan llevar a cabo en su oficina.

Escoge un día a la semana y una hora determinada. Puede ser al iniciar la jornada o al finalizar.

No tires la toalla si a las primeras charlas no van muchas personas. Continúa con todo el entusiasmo, poco a poco verás como la asistencia aumentará.

Esta es una pequeña acción que aumentará el interés de los colaboradores de la empresa a implementar lo que les propones con la Gestión Documental.

2) Comparte por el correo institucional, por la Intranet o pega en carteleras – entre más visible mejor – información con técnicas Archivísticas y buenas prácticas de Gestión Documental que faciliten el trabajo en las oficinas.

¡Sé creativo!, desarrolla tus propias pequeñas acciones que crearán mas adelante la revolución que esperas.

Táctica #4: Retroalimenta las Transferencias Documentales.

Sabemos hasta aquí, que en las oficinas no se aplican los procesos de Gestión Documental, debido a la barrera que han puesto a este tema.

Como resultado de esta carencia de Gestión Documental en cada oficina, los documentos que ellos te envían para que tú los conserves en el Archivo; por obvias razones llegan con distintos errores y faltos de criterios archivísticos de organización.

El objetivo de esta táctica consiste, en que una vez has recibido la transferencia documental de una oficina, registres en una planilla cuales son los errores y al frente la práctica correcta que deben usar.

Una vez has revisado la transferencia, saca el tiempo para sentarte con quien te la ha enviado, explícale los fallos que hallaste y la forma correcta para que lo tenga presente para las futuras transferencias.

“¡Pero mi empresa es muy grande, sería un trabajo desgastante!”

Seguro que si lo será. No tiene que ser con cada persona, encuentra la mejor manera de hacerlo.

Piensa que si ellos no reciben retroalimentación o feedback de lo que te enviaron, lo seguirán haciendo siempre igual.

En muchas ocasiones la mejor manera de aprender, es que se sienten con nosotros y nos acompañen en el proceso.

Táctica #5: Convierte todo en dinero

Para esta táctica, vas a necesitar la colaboración de otros profesionales.

Tú sabes que en casi todos los casos, las áreas de Archivo conviven con la etiqueta de que solo representan gastos para la empresa, pero no generan ingresos o ahorros.

Pero ambos sabemos que esto no es del todo cierto. La Gestión Documental bien implementada en una empresa, minimiza gastos y aumenta la eficiencia.

En otras palabras, puedes identificar recursos que la empresa podría utilizar de forma más productiva.

Para dar a conocer la empresa cuanto dinero está malgastando, producto de la carencia de procesos de Gestión Documental, enfócate en estos criterios:

  • Volumen de documentos en soporte papel que conservas en el Archivo.
  • Porcentaje de duplicados de documentos del total del volumen documental.
  • Tiempo estimado por persona en búsqueda de documentos de vigencias pasadas.
  • Porcentaje de esos documentos que no eran necesarios transferir al Archivo o conservarlos tan siquiera en la oficina ya que carecen de valor.

Toma en cuenta otros criterios que consideres puedes identificar y cuantificar.

Ahora representa estos criterios en equivalencia de dinero para la empresa.

Tu oportunidad es demostrar que con la Gestión Documental desde las oficinas, estos gastos se puede convertir en recursos que la empresa puede darle un mejor uso.

Táctica #6: Elabora la Tabla de Retención Documental

Más que una táctica, la Tabla de Retención Documental debe de ser el Instrumento Archivístico mínimo con el que la empresa debe de contar.

Pero si llegas donde tu jefe inmediato y le das a conocer este instrumento, sus beneficios, usos y la utilidad que puede representar para la empresa, es muy probable que te den el visto bueno.

La Tabla de Retención Documental, es la puerta de entrada a la implementación de la Gestión Documental desde las oficinas.

Es el instrumento base para adecuar los procesos de Gestión Documental en la empresa.

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Kenya Gudiño 7 septiembre, 2019 0 Comments

Tremendo Reto Profesional

La ley número 13 de 23 de enero de 1957 en su artículo 5º. “reconoce que la función de archivero profesional es de capital importancia para el buen funcionamiento de la administración pública y, por tal motivo se dará al archivero profesional el rango, la remuneración y la estabilidad en los puestos correspondientes a sus delicadas funciones”.

De modo que, toda administración pública que desee un buen funcionamiento debe emplear profesionales archivólogos para que gestionen la documentación y sus archivos. Así se eleva la importancia de las responsabilidades de los archivólogos.

Estamos en el 2019 y este artículo 5o, así como la misma ley número 13, han sido olvidadas. La profesión del archivólogo es una de las carreras menos conocida, valorada y entendida en nuestro país.

Existe una barrera por vencer en temas de archivística en Panamá. Es notoria la poca importancia que las organizaciones dan a la gestión documental, en sus pensamientos sobre el éxito en la organización, no cabe el Archivo como elemento que aporte a ello.

Ante esta situación, los archivólogos panameños enfrentamos un tremendo reto profesional. Nos toca sumir un gran liderazgo en nuestro qué hacer, para que nuestras voces como especialistas en gestión documental adquieran mayor peso en las tomas de decisiones importantes, para la mejora de procesos en las organizaciones.

No podemos rendirnos, nos corresponde ayudar a las organizaciones a entender los beneficios y oportunidades que se generan por la implementación de la gestión documental. Siempre hay resistencia a las variantes, a nuevos procedimientos; por lo que, el camino al cambio de mentalidad en el tema de gestión documental requerirá, además de paciencia, constancia por nuestra parte.

Por tal razón, es que mediante GEDSA, mi empresa, busco que las organizaciones adquieran una nueva filosofía archivística a la cual asirse. Acompañamos a las empresas en el proceso de cambio para, paso a paso, lleguen a la meta: Implementar una buena gestión documental que aumente la eficiencia y la productividad.

Hay mucho por hacer para transformar la actitud reacia que existe ante la implementación de gestión documental, sin embargo, el archivólogo panameño deberá engalanarse con sus capacidades, para que esta realidad cambie. Necesitamos empoderarnos más de nuestra profesión.

Ahora es nuestro turno…

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Kenya Gudiño 16 agosto, 2019 0 Comments

Emprendiendo un nuevo Camino

¡Hola! a ti que me haces el honor de leer este artículo. Mi nombre es Kenya Gudiño Ledezma y te cuento que este 2019, he decidido emprender un nuevo camino en mi ámbito profesional, llevando adelante un gran proyecto de vida.

Primero, déjame ponerte en contexto y contarte un poco de mí. En el 2001, obtuve mi título en Licenciatura en Humanidades con Especialización en Archivología en la Universidad de Panamá. Soy especialista en Gestión Documental, con 16 años de experiencia.

Recién terminé mis estudios, pensé que sería fácil adquirir un trabajo. Había muy pocos archivólogos graduados, esta carrera apenas era conocida, y más aún tuve la esperanza de que en donde realicé mi práctica profesional de graduación me dieran la oportunidad de seguir aportando y desarrollando mis conocimientos.

Más, no fue así. Entonces hubo un periodo, desde el 2001 hasta el 2003 en el que viví un proceso de búsqueda de empleo fijo, pero sin éxito. Me desempeñé en labores diferentes, algunas sin relación con lo estudiado. Realicé dos trabajos como asesora independiente, sin embargo, debido a mi poco conocimiento en el manejo de proyectos en archivística, mi entrada económica no fue la esperada. No obstante, el trabajo se realizó con los resultados deseados. Ambos empleos me permitieron aplicar lo aprendido en los años de estudio, expandir mis conocimientos y adquirir
experiencia, unido al hecho de aportar algo más en mi hoja de vida.

Mi gran oportunidad llegó en marzo de 2004. Cuando por medio de una profesora de la universidad, la antes Comisión Nacional de Valores, recibió mi hoja de vida. No recuerdo el día ni la hora en que me llamó un personal de esta institución para que asistiera a una entrevista laboral, al día siguiente. Estaba tan emocionada y tan agradecida, y solo iba a una entrevista. Por fin, pensé, esta es mi oportunidad.

Me desempeñé como asistente de Archivo desde abril de 2004 a enero de 2011, y desde febrero de 2011 a febrero de 2019 ocupé el cargo de jefe del Departamento de Gestión de Información de la hoy Superintendencia del Mercado de Valores.

Este trabajo fue la génesis de una espiral de crecimiento profesional y de conocimientos técnicos archivísticos, que me llevan en este 2019 a renunciar a la silla de jefe de Gestión Documental de la Superintendencia del Mercado de
Valores, al salario fijo pero con techo y al horario de oficina para comenzar a vivir la vida que quiero.

Soy dueña y CEO de GEDSA Servicios de Gestión Documental y Archivos. Brindo servicios de consultoría, asesoría y capacitaciones en materia de gestión documental.

Soy fiel creyente que el ser humano posee la capacidad necesaria para CREAR su realidad y ser apoyo para los demás. Mediante GEDSA, mi meta es poner a disposición de otros: organizaciones, públicas y privadas y de los profesionales en archivología toda mi experiencia, conocimientos y profesionalismo como especialista en gestión documental.

¡Wow! Tremenda aventura la que estoy por emprender. Estoy muy contenta y motivada de empezar este nuevo camino, camino que estará lleno de mucho trabajo, crecimiento y satisfacción, eso es seguro.

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Kenya Gudiño 30 julio, 2019 0 Comments
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