Cuatro años después de haber iniciado mi trabajo en el Archivo de una institución gubernamental, viví una experiencia aterradora. Me encontraba en los primeros pasos de mi vida laboral, aprendiendo en la práctica lo que la teoría no logra revelar.
Este Archivo carecía de un inventario detallado de su contenido, y cuando fue necesario actualizarlo, simplemente no se hizo. Un día, nos solicitaron el expediente de un caso de investigación ya cerrado. Pero al revisarlo, descubrimos lo impensable: faltaba la primera foja.
«Protégeme, Señor, con tu Espíritu… ¡PROTÉGEME!»
Precisamente, la página que daba inicio al caso de investigación había desaparecido.
Comenzamos la búsqueda frenética de aquel documento: un memo interno que debía estar allí. No lo encontramos. Como coordinadora de área, sentí el peso de una espada de Damocles sobre mi cabeza. No había registro del documento, ni catálogo documental, y el inventario no reflejaba el estado de los expedientes de investigación. Nada nos indicaba que ese documento alguna vez existió, salvo el primer folio del expediente… que comenzaba en la página 2.
En medio de la presión y la incertidumbre, comprendí una verdad fundamental: conocer cada documento bajo tu custodia es tan esencial como conocer la palma de tu mano. Y en ese instante, nació una archivóloga obsesionada y compulsiva por el CONTROL. Porque el Archivo, para mí, se convirtió en sinónimo de CONTROL.
Tras este episodio, emprendimos una revisión exhaustiva: expediente por expediente, foja por foja, hasta levantar un Inventario Documental que, en primer lugar, protegiera la responsabilidad de los colaboradores del Archivo y, en segundo, garantizara el máximo control sobre estos expedientes sensitivos.
Nunca encontramos el documento original. Pero por fortuna, contábamos con una copia autenticada de todos los tomos del caso de investigación. La solución fue realizar un acto administrativo para incorporar dicha copia al expediente.
Algunos pueden subestimar la importancia de un inventario documental.
¡Qué gran error!
Tan crucial es, que contar con él, ayudó a mantener un puesto de trabajo.
Así de importante es.
