El día a día de una organización se traduce en la constante generación de documentos derivados de sus actividades operativas. En muchas empresas, la producción documental es considerablemente alta, lo que implica que su gestión diaria se convierta en un desafío para los colaboradores.
Además de sus responsabilidades principales, muchos empleados deben asumir la tarea de archivar esta documentación, una labor que suele percibirse como repetitiva y tediosa, ya que no forma parte de sus funciones esenciales. Como resultado, es común ver escritorios desbordados de papeles y documentos acumulados.
Sin embargo, la acumulación de documentos en los escritorios no solo representa una mala práctica en la gestión de la información, sino que también puede afectar negativamente el bienestar de los colaboradores. Desde la perspectiva de la salud ocupacional, el desorden documental contribuye al estrés y al desánimo, reduciendo la productividad y generando un ambiente laboral menos eficiente.
Además, desde el punto de vista de la gestión documental, esta acumulación puede derivar en el extravío o traspapeleo de archivos importantes, expedientes desactualizados, pérdida de tiempo en la toma de decisiones y un desorden generalizado que dificulta el flujo de trabajo.
Estrategias para evitar la acumulación de documentos en los escritorios
La acumulación de documentos sobre los escritorios puede obstaculizar la eficiencia laboral y generar desorden en la gestión documental. Para evitar este problema, las organizaciones pueden implementar las siguientes estrategias:
1. Definir procedimientos claros de archivo
- Establecer normas sobre qué documentos deben archivarse, dónde y de qué manera.
- Fomentar el uso de formatos estructurados para facilitar el acceso a la información.
2. Reducir el uso de papel y promover herramientas digitales
- Implementar sistemas de gestión documental electrónicos para organizar la información.
- Digitalizar documentos clave para minimizar el volumen físico y mejorar la accesibilidad.
3. Aplicar criterios de clasificación eficaces
- Organizar los documentos por fecha, tipo o departamento, asegurando una búsqueda ágil.
- Utilizar etiquetas o códigos que permitan localizar la información de manera rápida.
4. Establecer tiempos de conservación y eliminación de documentos
- Definir plazos de almacenamiento según normativas legales y necesidades operativas.
- Implementar un proceso de depuración periódica para evitar la acumulación innecesaria.
5. Capacitar a los colaboradores en buenas prácticas archivísticas
- Brindar formación sobre la importancia de la gestión documental.
- Incluir sesiones cortas sobre técnicas de organización y digitalización.
Pongan en práctica estas estrategias y transformen la gestión documental en su organización. Mantener los escritorios libres de acumulación no solo mejora la productividad, sino también el bienestar laboral.
La acumulación de documentos no es un problema insuperable, pero su solución depende de la disposición de la gerencia para establecer políticas claras y ofrecer el apoyo necesario a los colaboradores.
Es por eso que GEDSA Panamá, promueve una cultura archivística en el país, brindando herramientas que permitan a las organizaciones mejorar continuamente su gestión documental.
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