Para muchas gerencias, los archivos han sido tradicionalmente percibidos como un simple depósito de papeles, generando costos sin un aparente retorno de inversión. Sin embargo, ¿qué sucedería si, en un momento crucial, se requiere un documento que respalda el cobro de un millón de dólares y este no puede ser localizado?
En ese instante, los archivos dejan de ser un gasto y se convierten en un activo esencial para la gestión empresarial.
El cambio de paradigma sobre la importancia de los documentos y los sistemas de gestión documental sigue siendo un desafío. Aún hoy, los profesionales de la Archivística trabajamos incansablemente para demostrar que una organización eficiente de los documentos no solo optimiza procesos, sino que protege la información clave, agiliza decisiones estratégicas y garantiza la transparencia administrativa.
La implementación de sistemas eficientes no es un lujo, sino una necesidad para el éxito y la sostenibilidad de cualquier empresa.
La norma ISO 30301 es clave para transformar la percepción de las gerencias respecto a la gestión documental, destacando el valor de los documentos como un activo estratégico dentro de la organización.
Esta normativa otorga a la alta dirección la responsabilidad de establecer políticas de gestión documental que garanticen una administración eficiente y alineada con los objetivos corporativos.
La aplicación de esta norma de estandarización permite a las gerencias conocer en dónde están hoy con respecto a la gestión de sus documentos y obtener recomendaciones para la mejora e implementación de un sistema de gestión documental.
Las organizaciones están llamadas a promover estrategias que aseguren que los documentos, la información y el contenido esenciales para su operatividad sean gestionados con calidad y eficiencia, permitiendo decisiones más informadas, mayor transparencia y una optimización de los procesos internos.
